Tempo acelerado, todo mundo correndo contra o relógio, compromissos acumulados, agenda apertada, sensação de que a gente precisa de duas vidas para dar conta de tudo. Esse é um retrato comum da virada de ano. Entramos em 2020 com desafios maiores e dilemas do mesmo tamanho.
Produtividade é uma busca das empresas e das pessoas, mas sempre acho que vale a pena começar a resolver o problema a partir daquilo que a gente tem mais domínio e depende mais da nossa própria atitude.
Sendo ainda mais direta, a comunicação – algo que está completamente dentro da nossa possibilidade de ação – pode contribuir e muito para aumentar a nossa produtividade, seja simplificando o nosso dia a dia, seja facilitando a vida das pessoas que trabalham e convivem conosco.
Vale ainda dizer que a comunicação não tem um fim em si mesma. Ela é um atalho, um instrumento para tornar nossa vida corporativa mais produtiva e mais feliz.
As pessoas atentas ao próprio estilo de comunicação, e que são capazes de adequá-lo ao que pede o momento, provavelmente são líderes melhores, têm uma vida corporativa menos exaustiva e conseguem mais tempo para focar aquilo que realmente importa.
O lado bom disso tudo é que comunicação é treino, o que significa que qualquer um de nós pode melhorar suas práticas por meio de exercício diário. O outro lado é que é preciso dedicar tempo e disciplina para fazê-lo. Comunicação depende de um bom planejamento e de bastante abertura para entendermos e aprendermos com as pessoas que trabalham conosco.
**INSTRUMENTO DIÁRIO**
Sugiro que você comece a encarar, e usar, a comunicação como seu instrumento de produtividade diária. Alguns hábitos podem ajudar.
Estabeleça um senso claro de futuro. As pessoas não se engajam naquilo que elas não conhecem. Portanto, se você precisa fazer um projeto caminhar mais rápido, ou fazer a virada de um processo de mudança bem-feito, ajude as pessoas a entender o que vem pela frente. As pessoas em geral não resistem à mudança; elas resistem ao desconhecido. Sendo assim, crie uma visão clara de futuro, e aproveite para deixar claro para as pessoas como esse futuro pode ser melhor para todos – para a empresa, para a sociedade e, claro, para elas mesmas. Algumas metodologias como a abordagem apreciativa (quando um time cria junto esse futuro a partir de suas crenças e aprendizados) e a gestão à vista (quando tornamos nossos compromissos visíveis e de fácil acesso a todos) podem ajudar nessa tarefa. Porém, nada ajuda mais do que nossas atitudes falarem mais alto do que nossas palavras. Se estamos falando de um futuro em que acreditamos, precisamos agir de forma coerente com o que falamos. Nossas ações e decisões precisam estar alinhados com esse futuro que queremos.
Torne o futuro atraente. Segundo alguns estudos, entre eles o Edelman Trust Barometer, a maioria das pessoas precisa ouvir sobre um assunto de três a cinco vezes para começar a acreditar nele. Por que isso acontece? Ao ouvirmos repetidamente sobre um tema, ele vai se tornando familiar, temos oportunidade de tirar dúvidas e o desconhecido vai saindo de cena. Isso não quer dizer que a gente vá falar todo dia do mesmo tema, do mesmo jeito. Isso seria um empobrecimento da nossa mensagem. O que precisamos fazer é compor a nossa visão de futuro por meio de uma série de ações consistentes ao que falamos. Consistência é uma palavra chave para nós.
Deixe claro por que as pessoas são importantes. Mas o que isso tem a ver com comunicação? Absolutamente tudo. A palavra é a ferramenta da liderança. Nosso trabalho diário passa por ajudar as pessoas a realizarem o seu melhor e isso não é nada fácil. Deixá-las saber da importância delas é fundamental.
Comunique-se para delegar. Hora de praticar o desapego. Muitos de nós somos centralizadores, queremos nos envolver em tudo, e isso custa tempo e saúde. Delegar ajuda a gerenciar o tempo e as prioridades, além de ser uma ótima oportunidade para estimular o desenvolvimento de outras pessoas. Mas não é tão simples. Se a comunicação com o time não for clara, o delegar pode se tornar um “delargar” e gerar frustração, medo ou perda de tempo. A comunicação sobre o que esperamos de um trabalho bem-feito é fundamental para ganharmos tempo e evitarmos o retrabalho. Também é importante avaliar qual nível de autonomia cada pessoa tem para realizar determinada tarefa. Algumas pessoas gostam de liberdade e precisam de uma noção geral do que precisa ser feito para criar em cima disso. Outras podem precisar de uma orientação mais detalhada e um acompanhamento maior. Entender a necessidade de cada um ajuda a colocar energia ou dar liberdade onde é necessário.
Dê feedback apropriado. Feedback é mais um tema em que a comunicação transborda. E não falo apenas da comunicação verbal. Escolher um local apropriado, dar o tempo apropriado para a conversa e sermos claros nas oportunidades de melhoria tornam a relação com a equipe mais fácil e produtiva. Evite feedback por escrito. Se o feedback for um ponto a desenvolver fale de forma privada – não exponha ninguém a julgamento coletivo. Não perca a oportunidade de valorizar um bom comportamento ou um bom resultado – e nesse caso vale fazer de forma pública.
Atenção à palavra escrita. Trocamos dezenas (às vezes centenas) de e-mails todos os dias. Muitas vezes, abrimos, lemos uma parte, e de tão complicado entender o que a pessoa quer, deixamos pra resolver depois. Os e-mails então se acumulam e nos custam ainda mais tempo. Vale então a reflexão: nossos e-mails são claros? Algumas orientações simples são:
> 1. Deixe claro no assunto do e-mail qual é a ação que você espera.
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> 2. Copie as pessoas que efetivamente devem tomar uma ação e evite copiar dezenas de outras pessoas somente para conhecimento.
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> 3. Se acrescentar novas pessoas ao longo da conversa, resuma o que foi trocado e decidido até então para evitar que a pessoa tenha que ler diversas outras mensagens trocadas.
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> 4. Lembre-se da cortesia. Temos pressa, mas podemos ser gentis.
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> 5. Não use o e-mail quando o tema precisa, na verdade, de uma conversa.
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> 6. Se a fúria dominou seus dedos ao escrever um e-mail, deixe essa mensagem descansar, releia, corrija e só então a envie. As palavras são mais duras quando escritas se comparadas a quando são faladas.
Clareza, clareza e clareza. Gosto de lembrar das dicas da escritora Dad Squarisi sobre o bom texto e as nossas escolhas. Como eu não encontrei palavras melhores que as dela, reproduzo com precisão: “Rapidez de leitura fisga. Para chegar lá, opte por palavras familiares. Não torne a língua um instrumento de exibição. Entre dois vocábulos, use o mais curto. Entre dois curtos, os mais simples”. A clareza nos ajuda em qualquer situação. Por isso, são comuns as piadinhas com nossos colegas de algumas áreas específicas que gostam de desfilar jargões dos conhecimentos adquiridos em determinadas formações. Usá-los num contexto em que não falamos com iguais pode ser arrogante e não ajuda a ganhar a confiança dos colegas.
Faça da tecnologia uma aliada, não uma inimiga. Tempos modernos trazem trabalho remoto, times em diversos lugares do mundo, comunicação digital. Porém, ainda não descobrimos nada mais eficiente que o olho no olho. Se essa opção não estiver disponível, a atenção precisa ser redobrada. A linguagem escrita pode ser bastante subjetiva e deixar muito espaço para dúvida, e isso pode gerar retrabalho. Nesse caso, use videoconferência ou telefone e, mais do que isso, confirme se a comunicação está realmente clara. O mundo high tech tem dezenas de vantagens, mas exige de nós uma comunicação cada vez mais high touch. Não estar junto, presencialmente, exige de nós mais atenção para compreender o outro e se fazer compreendido. Investir tempo nesse momento nos garante menos retrabalho e pessoas mais satisfeitas. Quando o trabalho vai e vem por falta de clareza, lidamos com muito mais frustração.
Cuide do idioma. Com empresas cada vez mais globalizadas, é muito comum também trabalharmos em um idioma que não é o nosso nativo. Muitas vezes, diversas pessoas tentam dialogar num idioma que não é o delas. Cuidado redobrado novamente. Na dúvida sobre o nível de proficiência das pessoas, opte pelas palavras mais simples, fale mais devagar; se for fazer apresentações em Power Point, anote os termos-chave que possam ajudar seus interlocutores a lhe entenderem. Não exiba os seus conhecimentos adquiridos ao longo de anos. Opte por ser gentil com quem não teve a mesma chance.
Escute mais do que fala. Ao longo da vida corporativa, a gente reconhece e valoriza quem fala bem, com clareza, posiciona-se com eloquência sobre alguns assuntos. É provável que essas características pesem um bocado para avançarmos na carreira. Porém, o que nos torna líderes melhores é menos a capacidade de falar e mais a de ouvir. Ouvir nos permite entender melhor a necessidade das pessoas e resolver as questões com mais assertividade.
Nenhuma dessas orientações é algo novo, claro, mas são coisas que esquecemos de fazer. O que estabelecerá a diferença mesmo é a disciplina que tivermos para implementar aquelas que consideramos relevantes, entendendo que isso está intimamente relacionado com a produtividade pessoal e da equipe.
**AUTO(CONHECIMENTO)**
Dois elementos em especial podem fazer com que a nossa comunicação seja muito melhor. O primeiro deles, claro, é o autoconhecimento. Quando a gente conhece o próprio estilo, fica mais fácil encontrar saídas e oportunidades. O segundo, tão importante quanto o primeiro, é conhecer as pessoas que trabalham conosco. Entender estilos, preferências e desafios alheios também nos ajuda a usar a comunicação da melhor forma.
A comunicação, assim como o exercício de liderança, exige um pouco de técnica, mas também um pouco de arte. Não há fórmulas mágicas. Há a sua receita. Se sua intenção for boa e você estiver aberto a ouvir e ajustar o tempero, vai ter aquele gostinho de quero mais – inclusive, na produtividade.