> **Oportunidade de empreender**
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> Uma prova da oportunidade de empreender na área de gestão documental é a história de Paulo carneiro, que há 12 anos começou a gerenciar documentos para empresas sozinho, com a cara, a coragem e uma casa de 300 m² em são Paulo. hoje, sua empresa, a P3image, tem cerca de 500 funcionários, dois data centers e quatro galpões para a guarda física de documentos que somam 15.800 m². Entre os diferenciais, a empresa desenvolveu uma sala-cofre para a guarda de documentos ultraconfidenciais.
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> Parece cenário de filme: tem entrada por biometria, sistema de refrigeração para manter a integridade do papel que emite aviso se uma tomada aquecer mais que o normal, tecnologia anti-incêndio (com o gás FM200, que apaga qualquer princípio de fogo em cinco segundos) e monitoramento 24 horas. E os funcionários da P3image assinam um rígido contrato de confidencialidade. a empresa, que armazena atualmente cerca de 30 milhões de documentos e faturou R$ 36 milhões em 2014, vem crescendo 50% a 60% ao ano. Mesmo em 2015, com a crise, prevê crescer 30%.
Você já precisou encontrar um documento em sua empresa e não conseguiu, como se duendes o tivessem escondido? não é o único. É mais comum do que se pensa uma companhia ir crescendo e amontoando documentos em um “armazém” de pastas e caixas. Ter tudo organizado é essencial para cumprir determinações legais – nunca se sabe quando um fiscal baterá à porta.
E, principalmente, ajuda a tomar decisões fundamentadas – nos documentos é que está a base de conhecimento da empresa. só que a burocracia, a do Brasil e a da companhia, pode converter o que é difícil em um pesadelo. Os arquivos ativos crescem 25% por ano. uma empresa perde, em média, quatro semanas a cada 12 meses procurando informações em documentos.
E a substituição dos papéis por imagens não é possível; documentos digitalizados não têm valor legal. não à toa, cresce a terceirização da atividade. os fornecedores desse serviço movimentam cerca de R$ 2 bilhões anuais no Brasil, um montante que cresce há dez anos consecutivos, segundo a Associação Brasileira de empresas de Gerenciamento de documentos (ABGd).
A tendência atual de organização é digitalizar os documentos mesmo e armazenar esses backups na nuvem (pública ou privada), como diz Paulo carneiro, fundador e presidente da P3Image, uma das empresas da área que mais vêm crescendo. embora sem valor legal, uma cópia digital pode eventualmente ser aceita como prova por um juiz na falta do original.
E a digitalização não só ajuda a encontrar um documento com facilidade, como, ao permitir que seja acessado por várias pessoas (até ao mesmo tempo), evita que trafegue pela empresa. seu tráfego sempre aumenta o risco de perda e gera custos – de rearquivamento e de cópia. em geral, as imagens são colocadas em um portal, que é acessado pela internet com o auxílio de uma ferramenta de busca, de forma veloz e abrangente. no caso da velocidade, o portal da P3Image, por exemplo, usa a mesma tecnologia do Google, o que faz com que uma busca em uma base de 5 milhões de contratos armazenados tenha resposta em um segundo.
Em relação à abrangência, basta digitar o cPF de uma pessoa e aparecem todos os arquivos relacionados com ela, de maneira unificada, além de relatórios de apoio para entender melhor a informação solicitada. Vários fornecedores de serviços de gestão documental também fazem a guarda da papelada física, que costuma ser identificada com código de barras e armazenada. “em nosso caso, há dois tipos de guarda: a simples, na qual somos apenas um depósito de caixas lacradas, e a gerenciada, em que fazemos o controle do conteúdo e entregamos o prontuário conforme solicitado”, explica Carneiro.
Como a gestão documental vem se sofisticando no Brasil, já inclui um terceiro tipo de atividade: a terceirização dos processos dos trabalhos de gerenciar documentos. Por exemplo, em um banco que vai financiar um carro para seu cliente, um funcionário tem de receber todos os documentos exigidos pelo Banco central e fazer os processos de identificação, verificação, “formularização” do que está certo ou errado etc. Agora, esse banco pode contratar uma empresa de gestão documental para cuidar dos processos – e, assim, surge mais uma oportunidade de empreender.
