im jogar um balde de água fria no final deste Dossiê. Se você estiver aplicando técnicas de administração do tempo e produtividade e fazendo tudo certo, saiba que ainda pode dar tudo errado.
E você dirá: como assim?
Eu explico. Há ambientes de trabalho que simplesmente não são projetados para ficarmos concentrados e sermos produtivos – e sim para privilegiar a comunicação e a integração de pessoas. Quando isso acontece, pagamos o preço das interrupções, das distrações e, muitas vezes, da baixa produtividade. Esse cenário se agrava naturalmente quando pertencemos a uma comunidade latina com fortes tintas sociais e dificuldade de dizer o não tão necessário em tantos momentos. A consequência é previsível: fragmentação excessiva do trabalho e acúmulo de atividades, resultando em muitas horas trabalhadas e/ou atrasos na entrega de trabalhos.
Olho para as barreiras da produtividade e lido com elas a partir de três perspectivas: nossos hábitos, nossos relacionamentos e os ambientes que habitamos. Eu explico a produtividade por meio da fórmula a seguir, para demonstrar o impacto direto na produtividade, no qual a quantidade de esforço somado a nossa estratégia de trabalho equivale a nossos resultados. Quando o conjunto das perspectivas interfere negativamente em nosso processo de trabalho temos duas alternativas para reverter a situação: ou mudamos a estratégia, ou aumentamos o esforço.
Para vencer barreiras, o que mais vejo nos ambientes de trabalho é um aumento de esforço potencializado por aumento de pressão, o que no curto prazo até pode trazer resultado para os negócios, porém a um custo muito alto para relacionamentos, clima e trabalho em equipe. Essa é a realidade de boa parte das empresas, times e profissionais quando falamos em aumento de produtividade. Tudo bem se isso for apenas algo pontual; nesse caso, não teremos o efeito negativo na produtividade a longo prazo. Porém, se confundirmos esforço com estratégia de trabalho, aí caminharemos para situações de esgotamento e estresse.
Todo esforço é limitado pela quantidade de horas disponíveis e pela quantidade de energia de cada um. Já as estratégias são muitas e podemos criar formas de trabalho que superem as dificuldades de cada uma das barreiras que aparecerem. Não entender onde estão as saídas para solucionar as barreiras – as internas a cada indivíduo e as externas, existentes na organização – é grande fonte de ansiedade, confusão e, é claro, baixa produtividade. A seguir, busco trazer à luz tais barreiras e sugerir algumas saídas.
**BARREIRAS INTERNAS**
O primeiro aspecto relevante que aponto são os hábitos de trabalho como procedimentos aprendidos e automatizados pelo nosso cérebro e que resultam no que chamamos popularmente de “piloto automático”. Ou seja, não pensamos antes nos porquês, no como, nas prioridades e nos compromissos assumidos para realizarmos nossas atividades e tarefas. As barreiras internas têm origem na forma como “sempre” trabalhamos, e portanto, como estamos sendo treinados ao longo do tempo. Identificamos as três causas principais que nascem de hábitos e que constituem péssimas estratégias por resultarem em aumento de esforço apenas: centralização, distração e protelação.
**Centralização** – O ato de centralizar tem em sua raiz o comprometimento pessoal com qualidade e entregas dentro dos prazos. Por isso as empresas não combatem efetivamente os centralizadores. Até falam sobre a necessidade de descentralizar, no entanto, mantêm líderes e profissionais que centralizam trabalhos e decisões. O problema é que a mensagem de absoluta falta de confiança em quem está em volta desses profissionais traz terríveis consequências para a produtividade das pessoas e dos times. O efeito é ainda mais perverso para os próprios profissionais e líderes centralizadores, que acabam trabalhando muito mais horas, comprometendo vida pessoal e saúde no longo prazo. E pior, pagam os integrantes de sua equipe e fazem o trabalho deles.
Minha indicação para a solução dessa barreira não está em campanhas internas ou treinamentos, mas em criar uma estratégia de trabalho que distribua a tarefa e mantenha o controle com você. Note que toda atividade profissional é composta da tarefa em si e do controle de qualidade e prazo. Distribua a tarefa e controle você a qualidade e o prazo em momentos de check points rápidos durante o processo de produção do trabalho. Isso garante que a tarefa esteja em andamento, aumenta a confiança dos profissionais e libera o demandante para outras atividades.
**Distração/Fragmentação** – A permissão de distrações pessoais está ligada a atividades e momentos que nos causam desconforto. Eu observo com frequência que o motivo de constantes verificações de e-mails, acesso a smartphones e reuniões é a base para troca de trabalho para evitar algo chato, trabalhoso ou de risco. Se pensarmos nos efeitos destas distrações que nos provocamos veremos que é devastador para nosso foco e nossa produtividade.
Faça um teste rápido: Veja em seu smatphone quantas vezes em média você ativa a tela por dia, vamos considerar a média de 50 vezes ao dia. Multiplique pela média de minutos que você fica no celular. Média de 2 minutos, por exemplo? Depois multiplique por 5 (dias da semana), por 4 (semanas) e por 11 (meses de trabalho – considerado um mês de férias), a conta fica assim:
50 x 2 x 5 x 4 x 11 = 22.000 minutos. Se dividirmos o resultado por 60 minutos acharemos 366,67 horas em um ano. Agora divida por 8 para saber quantos dias de trabalho são destinados a olhar o celular apenas por dois minutos. Resposta: 45,83 dias de trabalho; esse é o efeito dessa barreira.
Tenho proposto duas estratégias para solucionar, que são: afastar as fontes de distração e usar ferramentas de foco, como a Técnica Pomodoro (veja na matéria principal deste Dossiê). Selecione os trabalhos que são prioridade e necessitam de foco, reserve um momento do dia e local para se concentrar e produzir efetivamente o que realmente interessa.
**Protelação** – Os processos protelativos iniciam pela falta de clareza de objetivos e riscos envolvidos na tomada de decisão sobre o que fazer agora e o que deixar para depois. Quando essa decisão é tomada no piloto automático as consequências além de ruins serão inesperadas para o protelador. Ainda há fatores, como desorganização, medo e perfeccionismo, que podem ativar as estratégias de protelação. O resultado dessa barreira é que trabalhamos muito em atividades sem importância e no fim das contas é muito esforço para pouca produtividade.
Solucione essa barreira utilizando técnicas de foco, como na barreira anterior, e defina momentos específicos para trabalhar nas atividades. Tenha claro quais são os objetivos e o preço a pagar em caso de atraso ou descumprimento da responsabilidade assumida. Fatiar em atividades menores e delegar partes, quando possível, também são alternativas que podem ajudar.
**BARREIRAS EXTERNAS**
Se nas barreiras internas mudar está em nossas mãos, nas barreiras externas muita coisa está fora de nosso controle. Não podemos evitar que alguém venha nos interromper, nem controlar o volume da conversa dos colegas, por exemplo. As alternativas para preservar a produtividade nesses casos passam por estabelecer regras, combinar e trocar comportamentos e tomar algumas decisões importantes sobre nossa estratégia de trabalho. Certamente há comportamentos a evitar, pois provocarão efeito rebote em nossa produtividade, como deixar-se interromper para ser agradável o tempo todo a todos e interromper os demais quando necessitamos de algo sem tentar entender o momento deles.
**Não saber dizer não** – O primeiro ponto de atenção é que precisamos permitir que os outros também nos digam alguns nãos. A melhora da produtividade individual e coletiva depende de um processo altamente empático em que nos permitimos acolher a informação e o pedido do outro sem julgamento imediato, informar e conversar sobre sua programação, organização do período, seus compromissos e por fim oferecer alguma alternativa que seja adequada para você e dê possibilidade de negociação ao outro. Lembre-se, se for necessário o não deve ser dito no momento inicial e jamais na hora da entrega. Essa inversão pode custar muito caro para a empresa, para sua área e para sua carreira.
Estamos entrando em uma era em que tirania e comunicação ditatorial não cabem mais, independentemente de seu cargo, portanto, aprender a dizer não de forma correta é o que tem ajudado profissionais e executivos no dia a dia. Existem algumas formas muito interessantes de nãos que tenho sugerido como aprendizado:
> 1. Não negociado – Entenda a necessidade do outro e ofereça alternativa dentro de suas possibilidades.
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> 2. Não empático – Acolha o pedido, entenda a real necessidade e aponte alternativas de solução.
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> 3. Não despersonalizado – Entenda o pedido e mostre que algo impede de aceitar a tarefa, algum compromisso assumido, compromissos de agenda, ou ausência programada do escritório, por exemplo.
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> 4. Não definitivo – Não é não em momentos de assédio, propostas inadequadas ou ilícitas e ponto.
**Interrupções** – Barreira presente nos ambientes abertos e em times sem regras de trabalho e convivência. Essa é uma prática que destrói produtividade e relacionamentos e tem foco apenas na necessidade do solicitante. Noto que o excesso de interrupções é causa de erros, retrabalhos e perda de tempo para se concentrar novamente, acarretando mais custos e entregas fora do prazo.
Recomento que lideranças e times combinem regras de convivência e trabalho, definindo o que é permitido e o que não é. Tem sido muito frequente encontrar equipes em que o líder não está atento a seu papel como organizador de pessoas e fluxos de trabalho.
**Reuniões** – Esse tema demanda consciência, estratégia e ferramentas para que as reuniões sejam mais produtivas. Ainda mais quando a quantidade delas consome nosso tempo, energia e interfere na capacidade de entrega do time. Serão menos produtivas as pessoas que participarem de reuniões em excesso e, portanto, é mandatório que sejamos muito criteriosos na escolha de quais reuniões devemos participar e de quais devemos declinar aos convites. Note que saber dizer não da forma correta é fundamental também para essa barreira.
A forma de resolver isso é sempre responder a três perguntas frente a um convite:
> 1. Qual o objetivo da reunião versus meus objetivos?
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> 2. O que devo levar para a reunião?
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> 3. Qual deve ser minha participação efetiva?
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> Se as respostas não forem satisfatórias, decline.
**TUDO PODE SER APRENDIDO**
Primeiro foi o balde de água fria, agora é a vez da toalha macia. A boa notícia é que tratar das barreiras é uma questão de comportamento e estratégia e tudo pode ser aprendido, testado e consolidado. Em um time de alta performance percebo alguns ingredientes que minimizam e anulam as barreiras da produtividade como: fazer bons combinados e trocas, definir claramente as responsabilidades e quais decisões cabe a cada profissional. Acima de tudo construir um ambiente de segurança psicológica e propósito comum.
A estratégia de trabalho somada ao esforço define a qualidade e a produtividade individual e do grupo, por isso estar consciente e arquitetar constantemente a forma de trabalhar deveria ser imperativo a todo líder e sua equipe.
