Um levantamento recente da consultoria McKinsey mostra que a maioria dos executivos tem uma percepção negativa sobre a produtividade e a eficiência de reuniões que deveriam servir para a tomada de decisões relevantes para a organização. Talvez esse também seja o seu caso. Por isso, a própria McKinsey propõe que os gestores façam um exercício: abrir a agenda e analisar cada uma das reuniões agendadas para o dia a partir de três questões, detalhadas a seguir. O objetivo é aumentar a velocidade e a qualidade do processo de tomada de decisão, além de contribuir para a compreensão das dinâmicas da organização.
**NÓS DEVERÍAMOS MESMO FAZER ESSA REUNIÃO?**
Eliminar reuniões desnecessárias é, talvez, o maior benefício que se pode oferecer à produtividade de um executivo. Comece por analisar os encontros recorrentes, pois nesse tipo de evento reside boa parte do risco de pautas úteis se transformarem em discussões improdutivas.
Se você é desses gestores que quase por reflexo aceita os convites para reuniões à medida que aparecem em sua agenda, então é melhor fazer uma pausa nessa prática, recomenda a McKinsey. Seu objetivo deve ser tratar sua capacidade de liderança – um recurso finito – tão a sério quanto sua empresa trata do capital financeiro, igualmente finito.
Quando reuniões recorrentes se fazem necessárias, confira com outros executivos se eles acham que a frequência dos encontros está correta, por exemplo. Vale também avaliar se a decisão não pode ser tomada de maneira mais adequada por uma única pessoa, lembrando que delegar essa responsabilidade a alguém não significa que ele ou ela não possa, ainda assim, contar com a orientação de outras pessoas.
**DO QUE SE TRATA, AFINAL, ESSA REUNIÃO?**
É natural que as reuniões sejam associadas aos tópicos que fazem parte da pauta. Mas raramente as pessoas vão adiante e se perguntam para que vai servir a reunião – por exemplo, se é para compartilhar informações, para avançar na discussão de algum tema ou, efetivamente, para se tomar uma decisão.
Muito provavelmente, todos os gestores conseguem se lembrar de um encontro em que as fronteiras entre informar, debater e decidir estavam pouco claras ou, às vezes, nem mesmo existiam. Em alguns casos, também, o propósito da reunião não está bem definido, tornando o evento frustrante ou simplesmente inútil.
Na hora de definir o objetivo de uma reunião, vale ter em mente alguns parâmetros destacados pela McKinsey, tais como: reuniões voltadas à tomada de decisão contam, naturalmente, com um número menor de pessoas, em geral entre seis e oito participantes. No caso das reuniões em que o objetivo é o debate de algum tema, é fundamental que os participantes estejam previamente preparados para esse tipo de diálogo. Por fim, é importante ter em mente que, embora uma decisão tenha sido tomada, isso não significa que as pessoas estejam comprometidas com ela. Por isso, é importante que a reunião aborde e defina os próximos passos, incluindo o detalhamento da execução, além, é claro, de assegurar que todos estejam engajados.
**QUAL O PAPEL DE CADA UM NESSA REUNIÃO?**
Tão decisivo quanto o fato de a reunião ter um propósito claramente definido e conhecido por todos os participantes, é saber quem vai tomar as decisões.
Além disso, de acordo com a McKinsey, é um erro realizar um encontro sem que se tenha pleno conhecimento quanto ao papel de cada um dos participantes e como cada um pode influenciar o resultado final.
A falta de clareza pode acabar com a produtividade e levar a frustrações quando as decisões envolvem atividades complicadas que vão além das fronteiras organizacionais.
A consultoria elenca alguns papéis-chave, que, independentemente da nomenclatura, devem necessariamente fazer parte de uma reunião de tomada de decisão:
• Decisor: Esse papel cabe àqueles que podem votar e, portanto, têm a responsabilidade de decidir.
• Conselheiros: Fornecem dados e dão forma às possíveis decisões. Possuem uma voz de destaque, mas não têm direito a voto.
• Recomendadores: Realizam análises, exploram alternativas e esclarecem sobre prós e contras, oferecendo cenários para os conselheiros e para os que tomam as decisões.
• Parceiros de execução: Estão envolvidos na implementação da decisão e, portanto, devem ser informados. É importante ter os parceiros certos na sala de reunião quando a decisão é tomada, de modo que possam fazer as perguntas adequadas e apontar eventuais problemas.
Há alguém que ninguém quer nas reuniões? Sim, diz a McKinsey: os turistas. Muitos de seus colegas vão querer estar envolvidos, mas se eles não têm um papel a desempenhar no processo de tomada de decisão, não devem participar da reunião. Seja disciplinado, deixe-os de fora e encontre outras maneiras, como os comunicados, para informar os públicos de interesse sobre as decisões.
