Apesar de todos os avanços da tecnologia da informação, os profissionais das grandes empresas ainda gastam boa parte de seu tempo em reuniões, que eles próprios consideram de baixo valor para o trabalho que realizam. Muitos desses encontros são improdutivos e acabam em impasse.
Há alternativas? Julian Birkinshaw, professor da London Business School e pesquisador de inovação em gestão, achou que sim e foi buscar inspiração fora do campo da gestão organizacional, como relata em um recente artigo para a faculdade: o universo da gestão do tráfego nas grandes cidades.
“Assim como as reuniões sem fim, os congestionamenos representam um grande desperdício de tempo na semana de trabalho de todo profissional”, explica Birkinshaw.
**TRÊS INICIATIVAS**
Nos últimos 15 anos, várias cidades tomam diferentes iniciativas para reduzir a ineficiência nessa área.
**Acelerar o fluxo**
As cidades têm adotado uma diversidade de soluções para fazer com que os moradores decidam se deslocar com meios de transporte mais eficientes, reduzindo o número de carros com uma só pessoa. Enquanto Londres investe pesadamente no transporte público, Singapura tributa os motoristas, Bogotá restringe horários e Múrcia dá incentivos a quem abre mão de dirigir.
Nas empresas, como tornar o processo de tomada de decisão mais eficiente, com menos reuniões? Um elevado grau de automatização e padronização dos processos, segundo Birkinshaw, aprimora significativamente o fluxo decisório sem reuniões, equivalendo à adoção do transporte público.
É preciso apenas assegurar que decisões não corriqueiras sejam tomadas em reuniões.
**Simplificar as regras**
Uma abordagem mais radical adotada em alguns lugares é repensar o sistema de tráfego como um todo, buscando maior simplificação. Foi o que fizeram muitas cidades holandesas nos anos 1990. Em Drachten, por exemplo, pontos de maior concentração de automóveis, como semáforos e rotatórias, foram substituídos por áreas compartilhadas por carros, pedestres e ciclistas.
Para Birkinshaw, a maioria das empresas possui processos sofisticados demais de orçamento, gestão de desempenho e autorização de despesas. Simplificar essas regras, levando a tomada de decisão para os que estão na linha de frente da operação, seria fazer o mesmo que as cidades holandesas. Vale a pena apostar na capacidade de seus profissionais de decidir melhor.
Dois movimentos atuais da gestão estão fazendo exatamente isso, aliás: o _beyond budgeting_, que busca a simplificação dos processos de elaboração orçamentária corporativos, e o _agile_, que defende a descentralização de decisões no desenvolvimento de softwares e outros produtos.
**Repensar os caminhos**
Uma terceira abordagem explorada por certas cidades é propor rotas alternativas aos motoristas em vez de focar o aumento de avenidas e viadutos – por exemplo, com a sinalização dessas rotas. (O incentivo ao uso de apps como o Waze também teria esse efeito.) Isso foi descoberto por acaso nos anos 1990, quando a rua 42, de Nova York, foi fechada para reformas e o trânsito melhorou porque as pessoas buscavam outros caminhos.
Na analogia com o ambiente de trabalho feita por Birkinshaw, quando um gestor sênior sai de férias por um mês, a velocidade com que as coisas acontecem costuma aumentar significativamente. Livres do gargalo que representa a obrigação de passar tudo pelo chefe, as pessoas descobrem caminhos alternativos ou decidem rápido por conta própria.
**MAIS INTELIGENTES**
Esses três exemplos mostram como as inovações da gestão de tráfego podem ser aplicadas ao processo de tomada de decisão nas grandes empresas. Segundo o professor da London Business School, basta pensar nos comitês e em outras instâncias decisórias da organização como uma rede de ruas e avenidas de uma cidade, nas regras e protocolos de governança como o sistema de trânsito e os semáforos que regulam o fluxo dos carros e na agenda corporativa como as decisões que as pessoas tomam para chegar a seus destinos.
Conforme Birkinshaw, observar o planejamento urbano é uma forma de incentivar um novo olhar sobre o problema crônico que as empresas precisam superar. Da próxima vez que você se sentir um motorista de táxi engarrafado em uma reunião, pense nisso.
